質問メールと注文メール

■質問メールと注文メール

質問メール

メール送信のページ作ったなら、訪問者の記入する項目は、メールの用途に合致しているか確認しましょう。
個人情報入力は少ないほうが望ましいです。
訪問者を不安にさせてしまいます。

質問者にたいして「お客様」と呼ぶのであれば、名前の入力欄は必要ありません。
住所や電話番号。これらも、いりません。
では、相手のメールアドレスは？

携帯電話の事例をあげて考えてみます。
携帯からメールを送るとき、自分のメールアドレスを書かなくても、相手先へ届いています。
自宅パソコンから、メールを友人に出す場合も、いちいち書いていないと思います。

そう考えると差出人のアドレスを書く必要はないのでは（自動的に書き込まれるから）？　と思われるかも
しれません。
ですが、メールアドレスについては記入欄を、設けておいたほうがよいでしょう。

たとえば訪問者が、勤務先から質問メールを出したとしましょう。サボリでも仕事に関する探し物でもよろしい。
メールアドレスの記入欄がないと、会社でしか受信できなくなってしまいます。
質問メールは会社から、返信は自宅で受ける、ということができなくなります。これではサボることもできません。

別の場所で返信内容を見るには、転送してもらう必要があります。仕事と無関係のサイトを眺めながらメールを
出したのなら、自分のいないあいだに会社に届くのは非常にまずいことになります。
これらのことから、メールアドレス記入欄は必須のものといえるでしょう。


注文メール

記入事項が多くなるので、SSL対応ページから送信できるようにします。
SSLのサービスに対応しているか、サーバー屋と契約する前に確かめておきましょう。
基本料金のなかに入っていない場合、追加料金や有効期間についても検討しておきましょう。

市区町村の合併のため、郵便番号と住所がけっこう変わっています。
住所を入力すれば、自動的に郵便番号を表示するCGIがありますが、導入するのであればよく検討してから
のほうがよいでしょう。

市区町村合併の行われる住所の郵便番号一覧（郵便局のホームページです）
http://www.post.japanpost.jp/zipcode/merge/


メールアドレスの設定

訪問者からメールが送られてきた場合、さっそく返事を書かねばなりません。
その場合、メールアドレスはどうすればよいのでしょうか？

注文メールのアドレスが order@xxxx.jp で、質問メールのアドレスが question@xxxx.jp の場合、応答メールも
同じ名前にします。そのほうが訪問者にとって混乱がありません。

サイトをはじめて立ち上げようとしていると、普段、気にもとめなかった疑問がたくさん沸いてきます。
たとえば、訪問者から送られてきた質問メールは、anser@xxxx.jp などという回答用のアドレスで送ったほうがよい
のではないかとか、question@xxxx.jp は訪問者からの送信用にしか使えないのではないか、といった疑問です。

結論から先にいえば、anser@xxxx.jpというアドレスで返信する必要はありません。
question@xxxx.jpを質問用アドレスに割り当てたのなら、question@xxxx.jpで返信します。
題名に　【ご質問に対する回答】　とでも書き込んでおけば、じゅうぶん分かってくれます。

またメールアドレスは双方向にやりとりできるので、question@xxxx.jp は訪問者からの送信用にしか使えない、
ということはありません。契約中のプロバイダから送られてきたメールアドレスを思い出してください。
自分から相手へ、相手から自分へと同じアドレスで送受信できるでしょう？

ただし、質問が送られてきたからといって、利用中のプロバイダのアドレスを（送信元として）使って送り返さない
ようにしましょう。

リンク用にもlink@xxxx.jpなどのアドレスをつくっておき、自分のホームページにはプロバイダからもらったメール
アドレスを掲載しないようにします。そうしないと、あなたの個人情報がひとつ不特定多数に公開されることになります。
悪用されるとアドレスを変更しなければなりません。
プロバイダのメールアドレスは変更に若干の時間を要するので、そのあいだ不利益を被ることになります。
レンタルサーバー屋のメールアカウントサービスなら、アドレスの変更・削除・追加はいつでもできますし、
反映もすばやく行えます。


では、自分のメーラー（事例として、OutLook Expressを使います)で設定してみましょう。
質問メールや注文メールが届いているかチェックする設定を行います。
サイトを立ち上げたからといって、特殊な設定をしているわけではありません。
メールを使っているひとなら一番最初にこの設定をしています（でないと、送受信ができません）。


１．「アカウント」の設定

メーラーを立ち上げて、「ツール」→「アカウント」を選択します。



２．「メール」の追加

「メール」→「追加」→「メール」を指定してください。



３．「表示名」の入力

表示名を入力します。
質問メールに対する回答のメールなら、分かりやすく「質問への回答」とでも書き込んでおきましょう。
入力できたら、「次へ」を押します。



４．「メールアドレス」の入力

電子メールアドレスを入力します。
あなたの作成したホームページでは、質問メールは question@xxxx.jp へ送信されるようにしています。
そこでメールボックスをみにいくためのアドレスをここで入力します。
入力したら、「次へ」を押します。



５．「POP、SMTPサーバー」の入力

レンタルサーバー屋から指示されたサーバー名を入力します。
「次へ」を押します。



６．「アカウント名、パスワード」の入力

レンタルサーバー屋のサイトで作成したメールアカウント名とパスワードを入力します。
（アカウント名は、利用中のレンタルサーバーによって、メールアドレスそのものを入力するところもあるようです）
「次へ」を押します。



７．設定の完了

「完了」を押します。これで設定は完了しました。



８．確認してみよう

メーラー起動直後の画面から、新しいメールを作成してみましょう。
おなじみの手順ですね。
送信者欄がプルダウンできるようになっているはずです。右端の▼を押してください。
先ほど登録したアドレスが表示されました。



応答メールを返す場合も注文メールへのお礼や、確認メールを出す場合も、送信者欄でアドレスを選択してから、
送信することになります。
事例は質問メールをあげましたが、注文メールの登録も同じようにやればできます。

手順５．「POP、SMTPサーバー」の入力で、受信メールサーバーのサーバー名を記入しています。
プロバイダとのみ契約しているときは、プロバイダのサーバー名が入っているはずです。
今回、レンタルサーバー指定のサーバー名を追加しました。
そのため、メールの送受信を行うと、プロバイダーだけでなく、レンタルサーバーのほうにも、メールが届いているか
どうか確認しに行けるようになりました。










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